Documentos

Documentos – Gestão de Arquivos no UPLog

Dentro do sistema UPLog é possível realizar a gestão de documentos e imagens utilizados nos diferentes módulos. A funcionalidade é dividida em dois itens principais:

1. Tipo de Documento

2. Documentos

Tipo de Documento

Antes de cadastrar documentos, é necessário criar os tipos de documentos, para manter a organização do sistema.

• Ao acessar o menu Tipo de Documento, você será direcionado para a tela de criação e edição.

• Utilize o botão “Adicionar Novo” (botão azul) para criar um novo tipo de documento.

• A tela apresenta as colunas:

  • Tipo de Documento: Nome do documento (ex.: Contrato, ASO, CNH).

  • E-mail de Notificação: Lista de e-mails que serão notificados sobre o vencimento desse tipo de documento.
    Exemplo de e-mail de notificação

    

  • Ações:

    • Editar (ícone verde)

    • Deletar (ícone vermelho)

⚠️ Importante:
Caso um tipo de documento já esteja vinculado a algum documento, não será possível excluí-lo. O sistema exibirá a mensagem:
"Não é possível deletar tipo de documento devido à estar sendo utilizada em um ou mais documentos."

Ao clicar em Adicionar Novo ou Editar, será possível:

• Informar o nome do tipo de documento.

• Inserir e-mails para notificação (até 300 caracteres), separados por ponto e vírgula (;).

• Definir quantos dias antes do vencimento as notificações devem começar (Início da notificação).

• Informar a frequência das notificações (A cada X dias) para evitar envios diários.

Documentos

Nesta tela é possível gerenciar os documentos cadastrados.

🔎 Filtros de busca (lado direito da tela)

• Tipo de Documento: Lista com todos os tipos criados anteriormente.

• Tipo de Vencimento: À vencer e vencidos, Somente vencidos, Somente à vencer, Com baixa.

• Tipo de Busca: Pesquisa por Título, Veículo, Funcionário, Fornecedor, Cliente ou Área de Atuação.

• Campo de busca: Digite o termo para localizar o documento desejado.

Colunas apresentadas

• Documento: Título do documento.

• Tipo de Documento: Categoria atribuída.

• Vencimento: Data de vencimento.

• Vínculo: Funcionário, cliente ou outro cadastro associado.

• Ações:

  • Copiar URL: Para uso interno ou newsletters.

  • Abrir Documento: Visualizar o arquivo anexado.

  • Editar: Alguns campos não são editáveis (ex.: arquivo).

  • Dar Baixa: Utilizado para documentos vencidos que já foram tratados. Caso não seja dada a baixa, as notificações continuam sendo enviadas.

Adicionar Novo Documento

Ao clicar em Adicionar Novo, você será direcionado para preencher os campos:

• Título: Ex.: “Habilitação – José da Silva” ou “ASO – Maria Oliveira”.

• Data de Vencimento: Prazo do documento.

• Data de Baixa: Usado apenas para documentos já vencidos. (Documentos baixados não aparecem na listagem principal, sendo necessário usar o filtro "Com Baixa").

• Tipo de Documento: Selecionar uma das opções criadas anteriormente.

• E-mail de Notificação: Campo adicional para inserir outros destinatários além dos cadastrados no tipo de documento.

• Visualização:

  • Primeiro campo: Define quem poderá visualizar o documento, com as opções: 

    • Apenas funcionários 

    • Todos (inclusive geradores)

  • Segundo campo: Permite selecionar quais níveis de acesso (funções) poderão visualizar o documento. Ao selecionar um nível de acesso, o sistema habilita o campo "Selecione um usuário", para limitar a visualização a usuários específicos daquela função.

• Selecionar Arquivo: Escolha um arquivo do computador (até 5MB).

• URL Arquivo: Preenchido automaticamente após salvar.

Vínculos internos (escolher apenas um):

• Veículo: Ex.: IPVA, licenciamento.

• Funcionário: Ex.: ASO, habilitação, exames.

• Fornecedor: Ex.: contratos, propostas comerciais.

• Cliente: Ex.: contratos, aditivos, propostas.

• Área de Atuação: Ex.: licença ambiental vinculada a um tipo específico de resíduo.

⚠️ Observação Importante:
Para evitar problemas de leitura e acesso ao documento dentro do sistema, não utilize caracteres especiais ou underscores (_) no nome do documento. Prefira nomes simples, utilizando apenas letras, números e espaços.

Vídeo
 

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