DOCUMENTOS

Introdução

O módulo Documentos tem como objetivo centralizar, organizar e controlar todos os arquivos relevantes da empresa, sejam eles de natureza institucional, contratual, técnica ou operacional. Essa gestão pode ser aplicada a veículos, colaboradores, fornecedores, clientes ou áreas específicas, garantindo uma base documental confiável, padronizada e de fácil acesso.

Além da organização interna, o módulo se destaca por oferecer integração direta com o Portal do Cliente, ampliando a transparência e a eficiência no relacionamento com parceiros e clientes.

A aba Documentos permite o cadastro e gerenciamento de arquivos no sistema, com preenchimento dos seguintes campos:

Título e tipo de documento (obrigatórios): Nomeie o documento e selecione seu tipo correspondente.
Data de vencimento e data de baixa: Informe a data limite de validade e a data em que o documento foi baixado ou processado.
Destinatário da notificação por e-mail: Defina a pessoa responsável por receber alertas sobre documentos próximos do vencimento ou licenças prestes a expirar, para que possa tomar as providências necessárias.
Nível de visualização (ex.: somente funcionários): Determine quem terá acesso ao documento registrado.
Upload do arquivo (até 5 MB) ou inclusão via URL: Envie o documento diretamente (ex.: IPVA, boleto) ou forneça um link caso o arquivo esteja disponível online.
Vinculação a veículo, funcionário, fornecedor, cliente ou área de atuação: Relacione o documento à pessoa, empresa, veículo ou área a que ele pertence.

Após preenchidos os campos, o documento é armazenado e vinculado ao respectivo registro, com opção de envio de notificações automáticas próximas ao vencimento.

Funcionalidades Principais

Centralização de Arquivos: mantém os documentos vinculados a cada entidade (ex.: cliente, veículo, colaborador), evitando perdas ou duplicidades.

Controle de Tipos e Prazos: permite classificar os documentos por categoria, definir validade e receber alertas automáticos sobre vencimentos, reduzindo riscos de não conformidade.

Alertas Automáticos: o sistema envia notificações por e-mail para responsáveis, antecipando prazos de renovação ou atualização documental.

Portal do Cliente – Acesso a Documentos

O diferencial do módulo é a possibilidade de disponibilizar documentos diretamente no Portal do Cliente, com níveis de acesso controlados:

Upload de Documentos Relacionados ao Cliente: cada cliente pode ter seus arquivos específicos anexados (contratos, relatórios técnicos, comprovantes de inspeção, certificados, manuais etc.).
Gestão de Permissões: a empresa define quais documentos cada cliente poderá visualizar, garantindo sigilo e conformidade com políticas internas.
Transparência e Autonomia: o cliente acessa seus documentos de forma rápida e segura, sem depender de solicitações por e-mail ou atendimento presencial.
Segurança da Informação: controle de acessos e rastreabilidade de visualizações asseguram a confidencialidade dos dados.

Tipos de Documentos

Nesta aba, o usuário pode cadastrar os tipos de documentos disponíveis no sistema, configurando:

Nome do tipo de documento (ex.: contrato, licença ambiental): Especifique a categoria do documento.
E-mail(s) de notificação: Informe os endereços de e-mail que receberão alertas sobre o documento.
Início da notificação (quantos dias antes do vencimento): Determine quantos dias antes do vencimento o alerta deve ser enviado.
Frequência de notificação (ex.: a cada X dias): Defina com que frequência os alertas devem ser enviados até que a ação necessária seja realizada.

Essas configurações asseguram que os responsáveis sejam alertados periodicamente, evitando vencimentos sem renovação ou providência adequada.

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